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국가문화예술지원시스템(NCAS) 완벽 가이드: 공모 준비부터 집행·정산까지
목차
- 시스템 개요와 이용 대상
- 회원가입·권한·인증(개인/단체/대행)
- 지원사업 구조 이해(공모 유형·심의 기준)
- 신청서 작성 A to Z(사업계획서·포트폴리오)
- 예산 편성 원칙(항목·단가·자부담·집행 규칙)
- 제출·접수·보완요청 대응
- 심의 절차와 PT/인터뷰 준비
- 선정 이후: 교부신청·협약·사업변경
- 집행·증빙·정산 자료 만들기
- 중간보고·최종보고·사후관리
- 저작권·표기·인권·안전 준수사항
- 개인정보·회계/세무·보험 체크포인트
- 시스템 오류 해결·업로드 규격·브라우저 팁
- 공모 타임라인 샘플(체크리스트 포함)
- 자주 묻는 질문(FAQ)
- 최종 점검표
1. 시스템 개요와 이용 대상
국가문화예술지원시스템(NCAS)은 문화예술 분야 보조금·기금 사업을 한 곳에서 공고–신청–심의–교부–집행–정산까지 관리하는 통합 전자 시스템이다. 개인 예술가, 문화예술 단체/법인, 기획사·제작사, 지역 문화재단 및 주관기관 관계자(담당/심의위원)가 주요 이용자다.
핵심 목적은 투명성(전자 기록·증빙 표준화), 효율성(중복 제출 해소), 접근성(온라인 비대면 절차) 확보에 있다.
2. 회원가입·권한·인증(개인/단체/대행)
개인 회원: 실명 인증 후 프로필(이력, 수상, 주요 작품) 등록. 단체/법인은 고유번호증 또는 사업자등록증, 통장사본, 인감/서명권자 정보가 필요하다.
- 권한 구조: 대표자(관리자) ↔ 실무자(작성/제출) ↔ 회계담당(정산) 등 역할별 권한 부여·회수.
- 인증수단: 공동/금융인증서, 휴대폰 간편인증, 전자서명 비밀번호. 고액 집행/협약 등 중요 절차는 추가 인증 필요.
- 위임: 대행사·회계법인 활용 시 권한 위임서와 위임 범위를 시스템에 등록하여 책임 소재를 명확히 한다.
팁: 대표자 변경·단체명 변경은 증빙을 함께 업로드하고, 기존 권한을 즉시 회수해 보안 사고를 예방한다.
3. 지원사업 구조 이해(공모 유형·심의 기준)
사업은 일반적으로 다음 유형으로 구성된다.
- 정기공모: 연 1~2회 대규모 접수. 분야(시각·공연·문학·전통·미디어 등)별 세부분야 운영.
- 수시/기획공모: 시기 제한이 짧거나 특정 주제·지역·대상에 한정.
- 국제교류/창·제작·유통/인력양성: 목적과 성격에 따라 제출서류와 심의 포인트가 달라진다.
주요 심의 기준: ① 공익성·적합성(사업 목적의 타당성) ② 우수성·독창성(내용·방법의 경쟁력) ③ 실행가능성(인력·일정·리스크 관리) ④ 예산의 적정성(단가·항목의 합리성) ⑤ 파급효과(참여·접근성·지역/취약계층 고려) 등.
유의: 일부 사업은 자부담 또는 매칭 비율을 요구한다. 신청 전에 요건을 반드시 확인하고 예산에 반영한다.
4. 신청서 작성 A to Z(사업계획서·포트폴리오)
신청서는 보통 다음 항목으로 구성된다.
- 개요: 목표·대상·기간·장소·주요 산출물.
- 세부 내용: 프로그램 구성(워크숍/공연/전시 등), 진행 방식, 협력 파트너.
- 일정: 월별 가antt 형태 또는 마일스톤(준비–제작–실행–평가).
- 운영 인력: 책임자·참여 예술가·스태프 역할/투입시간.
- 예산: 항목·단가·수량·산출근거 명시.
- 성과관리: 정량/정성 지표, 관객/참여자 지표, 접근성/포용성 계획.
- 리스크 관리: 일정 지연, 장소 변경, 안전사고, 저작권 분쟁 대응 계획.
포트폴리오: 대표 작품 이미지·영상·언론 리뷰 등을 용량·형식 제한에 맞춰 첨부. 썸네일·파일명에 작품명/연도를 표기하면 심사 편의성이 높아진다.
반려 빈출 사유: 요건 불충족(연령/지역/분야), 예산 산출근거 부재, 일정·장소 미확정, 중복 지원/수혜 제한 미확인, 증빙 누락 등.
5. 예산 편성 원칙(항목·단가·자부담·집행 규칙)
보조금 예산은 목적 외 사용 금지, 증빙 가능성, 합리적 단가가 원칙이다.
- 주요 항목: 인건비/출연료/강사비, 여비, 임차료(공간/장비), 재료/제작비, 홍보/인쇄, 보험/안전, 수수료, 행정운영비(제한적).
- 산출근거: 단가·수량·기간을 구체적으로 기재(예: 포스터 디자인 1건 × XX원).
- 자부담/현물: 현금/현물 구분, 집행·평가 기준을 명확히. 현물은 객관적 가치 산정 근거 필요.
- 집행 규칙: 카드·계좌이체 중심, 현금 집행 최소화. 거래처 정보·세금계산서 발행 가능 여부 확인.
주의: 사적 지출, 알코올/호화성 항목, 과도한 내부 인건비, 친족/특수관계인 거래는 제한되거나 금지될 수 있다.
6. 제출·접수·보완요청 대응
제출 전 자동 검증에서 누락 파일·필수 입력을 확인한다. 마감 임박 시 서버 지연을 고려하여 D-1 사전 제출이 안전하다.
- 보완요청: 시스템 알림으로 도착. 기한 내 수정·추가 업로드. 변경 사항은 변경 이력에 간단히 기록.
- 버전 관리: 파일명에 v1, v2와 날짜를 붙여 혼선을 방지.
- 제출 확인: 접수번호·제출 시간 스크린샷 보관.
7. 심의 절차와 PT/인터뷰 준비
심의는 서류 →(필요 시) 발표/PT/인터뷰 → 종합평가 순으로 진행된다.
- PT 구성(5~10분 권장): 문제 인식–해결 아이디어–실행 계획–예산 타당성–성과 확산. 슬라이드는 8~12장 내외로 핵심만.
- 질의응답: 일정 리스크, 관객 확보, 협력 파트너, 저작권·안전 대책, 예산 절감 방안 등에 대비.
- 매너: 시간 준수, 난이도 맞춘 용어 사용, 이해관계·겸직·자기 검증 사항은 투명하게 고지.
결과 공지는 시스템 메시지로 제공되며, 사업에 따라 이의신청 절차가 있을 수 있다.
8. 선정 이후: 교부신청·협약·사업변경
교부신청: 교부금 계좌 정보, 세부 예산표 확정, 보조금 전용 카드/계좌 등록. 협약은 전자 서명으로 체결하며, 사업기간·집행 범위·변경 절차가 명시된다.
- 사업변경: 일정/장소/예산 항목 간 이동 등 주요 변경은 사전 승인 필요. 사후 보고는 반려·감액 사유가 된다.
- 홍보 표기: 포스터·웹배너·영상말미 등에 지원 기관 로고·문구 표기 의무가 있다.
팁: 협약 직후 ‘월별 집행 캘린더’와 증빙 체크리스트를 팀과 공유한다.
9. 집행·증빙·정산 자료 만들기
정산은 증빙의 완결성이 핵심이다. 항목별 필수 서류 예시는 다음과 같다.
- 인건비/출연료/강사비: 계약서(또는 의뢰서), 신분증 사본(필요 시), 지급내역서, 계좌이체 내역, 원천징수·지급명세(해당 시).
- 임차료/구매: 견적–계약(또는 주문)–세금계산서/영수증–대금이체 내역–납품/사용 확인.
- 여비: 출장명령·결과보고, 교통/숙박 영수증, 이동 경로·목적 증빙.
- 홍보비: 디자인·인쇄 견적/계약, 결과물 샘플, 게시 확인 캡처, 인보이스·이체내역.
업로드 규격: PDF 권장, 이미지 결합 시 해상도 150~300dpi, 파일명에 항목_거래처_일자_금액 기재. 월별/항목별 폴더를 사용하면 검토 속도가 빨라진다.
중복 집행 방지: 타 보조금과 동일 비용의 이중 청구 금지. 거래처는 최소 2개 견적을 받아 합리성 기록(요구 시).
10. 중간보고·최종보고·사후관리
중간보고는 진행 현황·예산 집행률·리스크 대응을 확인하기 위한 절차다. 최종보고에는 결과 요약, 지표 달성도, 관객/참여자 데이터, 언론/후기, 산출물(영상/도록/사진) 링크 또는 파일이 포함된다.
- 성과지표: SMART 원칙(구체·측정·달성·관련·기한). 예: 참여자 300명, 만족도 85% 이상, 지역 파트너 3곳 협업.
- 사후관리: 결과물 보존·아카이브, 1년 내 후속 확산 계획, 협약상 표기 유지 기간 준수.
현장점검이 있을 수 있으므로 원본 증빙·계약서를 체계적으로 보관한다.
11. 저작권·표기·인권·안전 준수사항
저작권은 계약서에 권리 귀속·이용범위·2차적 저작물 조항을 명확히 한다. 초상권/개인정보 동의서와 촬영 고지는 필수다.
- 표기 규정: 지정 문구·로고 크기·노출 매체 준수.
- 인권: 차별·혐오 표현 금지, 성희롱·아동 보호 교육 이수.
- 안전: 행사 보험, 안전 관리자 지정, 비상 동선·의료 협력망 구축.
미준수 시 정산 감액·환수·향후 참여 제한 등의 제재가 있을 수 있다.
12. 개인정보·회계/세무·보험 체크포인트
개인정보: 최소 수집·목적 외 이용 금지, 보관기간 설정, 파기 절차 명시.
회계/세무: 원천징수, 지출결의, 내부 결재 라인 문서화. 면세/과세 구분, 전자세금계산서 발행 요건 확인.
보험: 행사배상책임, 근로자/출연자 상해, 전시물 손해 등 사업 특성에 맞는 담보 선택.
13. 시스템 오류 해결·업로드 규격·브라우저 팁
- 브라우저: 크롬/엣지 최신 버전 권장, 팝업 허용, 캐시·쿠키 선택 삭제 후 재시도.
- 공동/금융인증서: 인증서 위치 확인, 비밀번호 5회 오류 잠금 주의, 다른 브라우저로 교차 테스트.
- 파일 업로드: 용량 초과 시 PDF 압축, 이미지 병합; 파일명 특수문자 제거.
- 세션 만료: 자동 로그아웃 대비 초안 주기 저장, 대용량 입력은 문서 편집 후 붙여넣기.
- 점검시간: 야간·주말 점검 가능성 고려, 마감 전날 제출 권장.
스크린샷과 오류 메시지를 저장해 문의 시 첨부하면 처리 속도가 빨라진다.
14. 공모 타임라인 샘플(체크리스트 포함)
D-30~21: 팀 구성, 요건 검토, 유사 사례 리서치, 장소/파트너 예비 협의
D-20~11: 사업계획서 1차 작성, 예산 초안, 포트폴리오 정리, 위험 매트릭스 작성
D-10~6: 외부 피드백, 예산 근거 보강(견적/단가 자료), 일정·인력 확정
D-5~3: 시스템 입력, 첨부파일 규격 점검, 요건 재확인, 책임자 최종 승인
D-2~1: 제출 및 접수 확인, 보완 대비 파일·원본 폴더 정리
선정 후: 협약–집행 캘린더–증빙 템플릿–중간보고 일정 공유
15. 자주 묻는 질문(FAQ)
Q1. 개인과 단체 두 곳에서 동시에 신청 가능한가요?
A. 사업별 중복 신청/수혜 제한이 다르므로 공고의 ‘신청 자격’과 ‘중복 제한’ 조항을 우선 확인한다.Q2. 예산 항목 간 이체는 언제 가능한가요?
A. 경미한 변경 외에는 사전 승인이 원칙이다. 변경 사유·근거를 명확히 제출한다.Q3. 현금 영수증도 인정되나요?
A. 가능 범위는 사업 규정에 따르며, 원칙적으로 전자세금계산서·카드 결제 등 추적 가능한 증빙을 우선한다.Q4. 정산 서류 분실 시 어떻게 하나요?
A. 거래처에 재발급 요청 또는 카드사/전자세금계산서 발급 이력을 확보해 대체 증빙을 마련한다.Q5. 사업 지연 시 불이익은?
A. 지연이 예상되면 즉시 변경 승인 절차를 밟고, 일정/예산 조정 계획을 함께 제출한다. 무단 지연은 감액·향후 제한 사유다.16. 최종 점검표
- 신청 자격·중복 제한·자부담 요건 확인 완료
- 사업계획서: 목표–내용–일정–인력–리스크–성과지표 일관성
- 예산: 항목·단가 근거 명확, 목적 외 지출 제거, 집행 규칙 준수
- 첨부: 포트폴리오 규격·해상도·파일명 표준화, 필수 증빙 누락 없음
- 제출: 마감 D-1 완료, 접수번호·스크린샷 보관
- 협약 후: 카드/계좌 등록, 홍보 표기 가이드 숙지, 변경 승인 프로세스 공유
- 정산: 거래별 증빙·이체내역·보고서 템플릿 사전 구성
마무리 — 국가문화예술지원시스템은 ‘서류 플랫폼’이 아니라 프로젝트 관리 도구다. 공모 요건–계획–예산–증빙–정산이 하나의 흐름으로 이어지도록 설계하면, 심의·집행·사후관리까지 흔들림 없이 완주할 수 있다. 본문 체크리스트를 팀과 공유하고, 일정·증빙·소통을 표준화하여 다음 공모에서도 재사용 가능한 자산으로 축적하자.
