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KEIIS 교육시설 통합정보시스템 완벽 가이드: 구축·운영·보고까지
목차
- KEIIS 개요와 도입 효과
- 사용자 유형과 권한 체계(기관관리자·시설담당·예산담당·학교)
- 접속·인증·보안 정책(SSO·2단계 인증·권한승계)
- 자산(시설·설비) 등록 표준과 기본 데이터 모델
- 유지보수·민원·A/S 처리 프로세스
- 정기점검·법정점검 캘린더와 체크리스트
- 공사·계약·예산 모듈(수립→집행→정산)
- 에너지·환경 모듈(전력·가스·수도·탄소·누수탐지)
- 공간·배치·시설예약·대관 관리
- 대시보드·통계·보고서 자동화
- 모바일·현장 업무(오프라인 동기화·QR/바코드)
- 시스템 연계(전자조달·회계·문서결재·IoT)
- 감사·컴플라이언스·기록관리
- 자주 발생하는 오류와 해결 절차
- 도입·전환(마이그레이션) 프로젝트 가이드
- 운영 고도화 체크리스트 12
1. KEIIS 개요와 도입 효과
KEIIS(교육시설 통합정보시스템)는 교육기관의 시설·설비·공사·예산·에너지 관리 업무를 한 플랫폼에서 처리하도록 표준화한 시스템입니다. 도입 효과는 데이터 일원화(중복 입력 제거), 업무 추적성(요청→처리→정산 이력), 의사결정 지원(대시보드·통계), 컴플라이언스 준수(법정점검·보존연한)로 요약됩니다.
https://work.keiis.kr/keiis/index.do
교육시설통합정보망
교육시설 통합정보망은 유치원부터 초·중·고 대학 및 평생교육시설까지 대한민국 모든 교육시설의 안전 정보 제공 및 통합 관리 시스템입니다.
work.keiis.kr
2. 사용자 유형과 권한 체계(기관관리자·시설담당·예산담당·학교)
기관관리자: 조직·코드·권한·메뉴를 설정하고 전 기관 기준을 수립합니다. 데이터 품질·보안 정책의 최종 책임자입니다.
시설담당: 자산 등록·점검·유지보수·공사 진행을 수행하고 기술 자료(도면·매뉴얼)를 관리합니다.
예산담당: 사업계획·배정·집행·정산을 관리하고, 결의·증빙·성과 지표를 결합해 보고합니다.
학교/현장 사용자: 민원·요청 등록, 경미 수선, 현장 점검 결과 입력, 시설예약·대관 운영을 맡습니다.
외부업체: 계약 범위 내에서 작업지시·작업완료·검수서 업로드 등 제한된 포털을 사용합니다.
3. 접속·인증·보안 정책(SSO·2단계 인증·권한승계)
SSO: 기관 포털 계정과 단일 로그인으로 연동해 사용자 경험과 계정 보안을 동시에 확보합니다.
2단계 인증: 중요 기능(예: 계약 승인, 결재)에는 추가 인증을 적용합니다. 개인기기는 생체인증을 설정합니다.
권한승계: 휴가·인사이동 시 기간 한정 대리권을 설정해 결재 지연을 방지합니다.
세션/로그: 자동 로그아웃·접속기록·IP 제한으로 계정 탈취를 예방하고, 이상 행위를 감지합니다.
데이터 분리: 기관·학교별 구획(테넌시)와 메뉴 접근 통제를 병행합니다.
4. 자산(시설·설비) 등록 표준과 기본 데이터 모델
표준 분류: 건물→층→공간→설비(전기·기계·소방·위생·통신 등)로 계층화하고, 설비는 유형코드·모델·용량·제조사·설치일·보증·점검주기를 필수로 기록합니다.
고유식별: 자산번호·QR/바코드를 부여하고, 도면 좌표/공간코드와 연결해 위치를 즉시 확인할 수 있게 합니다.
문서 링크: 도면(DWG/PDF), 시방서, 매뉴얼, 시험성적서, 사진을 첨부합니다. 변경 이력은 버전으로 관리합니다.
수명주기: 도입→운영→점검→보수→교체의 주기를 기록해 TCO(총소유비용)·교체 우선순위를 산정합니다.
5. 유지보수·민원·A/S 처리 프로세스
접수: 학교·사용자가 모바일로 고장 위치·사진·증상을 등록합니다(QR 스캔 시 자산 정보 자동 입력).
분류/배정: 긴급·일반·예방으로 분류하고, 담당자 또는 협력업체에 SLA(처리기한) 기준으로 배정합니다.
처리: 작업지시서·위험성평가서·출입기록을 남기고 부품 교체 내역·공임·사진을 기록합니다.
검수/정산: 성능 확인, 재발 방지 조치, 비용 집계 후 전자결재로 정산합니다. 반복고장은 RCA(근본원인분석)로 개선합니다.
지표: 고장률, 평균수리시간(MTTR), 평균고장간격(MTBF), SLA 준수율을 대시보드로 모니터링합니다.
6. 정기점검·법정점검 캘린더와 체크리스트
캘린더: 소방·승강기·전기안전·위생 등 점검주기를 설비 속성에서 자동 생성하여 연간 일정표로 집계합니다.
체크리스트: 점검 항목·판정기준·측정치·조치 결과를 모바일 폼으로 입력하고, 미흡 항목은 보수요청으로 전환합니다.
증빙: 점검표·검사성적서·자격증·사진을 첨부하고 보존연한에 맞춰 보관합니다.
알림: 마감 D-30/D-7/당일 알림으로 누락을 방지합니다. 미이행 기관은 리스트업하여 조치합니다.
7. 공사·계약·예산 모듈(수립→집행→정산)
계획: 중장기 시설개선 로드맵을 수립하고, 노후도·안전등급·교육수요를 반영해 사업 우선순위를 정합니다.
계약: 입찰 공고·질의응답·개찰 결과·계약서·보험증권을 전자 문서로 관리합니다.
집행: 공정표, 시공사진, 감리보고, 설계변경, 물량증감 기록을 남기고, 준공검사·하자이행증권을 등록합니다.
예산: 편성→배정→집행→정산까지 회계코드와 매핑하고, 원가·비목별 집행률을 모니터링합니다.
성과: 사업별 KPI(안전개선, 에너지 절감, 면적 확충 등)를 설정해 사후평가를 실시합니다.
8. 에너지·환경 모듈(전력·가스·수도·탄소·누수탐지)
계량: 계량기 검침(수동/원격), 계약전력, 시간대별 사용량을 수집하여 피크·기저를 분석합니다.
절감: 낭비 포인트(야간 대기전력, 냉난방 과다)를 탐지하고, 개선 조치(스케줄러, 센서 제어)를 기록합니다.
이상탐지: 누수·급증·계량기 오류 알림을 제공하고, 조치 결과를 사건 관리로 연결합니다.
보고: 월/분기/연간 사용량·비용·탄소배출량을 자동 산출하여 정책 지표와 연계합니다.
9. 공간·배치·시설예약·대관 관리
공간정보: 공간코드 체계를 구축하고, 용도·면적·수용인원·장비 현황을 등록합니다.
배치: 교실·특수실·공용시설 배치 변경 이력을 관리하고, 안전거리·동선·장애인 접근성 기준을 적용합니다.
예약/대관: 내부 예약·외부 대관을 통합 운영하고, 승인·요금(필요 시)·정산·사용후 점검을 일괄 처리합니다.
이용통계: 공간 가동률·피크타임을 분석해 증설·통합·재배치를 의사결정합니다.
10. 대시보드·통계·보고서 자동화
운영 현황: 고장 접수 추이, 처리 리드타임, 예산 집행률, 법정점검 이행률을 카드·차트로 제공합니다.
경보: 임계치 초과 시 경보를 발생시키고, 미조치 항목을 담당자별 할 일로 배포합니다.
보고서: 사업계획서·집행현황·감사 대응 자료를 템플릿으로 자동 생성하여 수작업을 줄입니다.
개인화: 사용자별 위젯·즐겨찾기·최근 업무를 구성해 반복 업무 시간을 단축합니다.
11. 모바일·현장 업무(오프라인 동기화·QR/바코드)
QR 점검: 설비 QR 스캔→점검 항목 자동 호출→측정값 입력→사진 첨부→전자서명으로 종료합니다.
오프라인: 통신 음영 지역에서도 기록하고, 네트워크 복구 시 서버와 동기화합니다.
알림: 배정·마감·반려 알림으로 현장 대응 속도를 높이고, 음성 입력으로 보고 시간을 단축합니다.
안전: 위험 작업 시 작업허가서·보호구 체크를 모바일에서 선행 확인합니다.
12. 시스템 연계(전자조달·회계·문서결재·IoT)
전자조달: 발주 정보·계약 금액·검수 결과를 연계하여 중복 입력을 제거합니다.
회계: 결의서·세금계산서·전표 번호를 매핑해 예산-회계 일관성을 확보합니다.
문서결재: 결재라인·첨부 문서를 연계해 보류/반려 사유를 추적합니다.
IoT: BMS/센서 데이터를 수집해 실시간 상태·경보를 시스템 이벤트로 전환합니다.
13. 감사·컴플라이언스·기록관리
로그: 생성·조회·수정·삭제 이력을 남기고, 관리자 행위는 이중 감사를 적용합니다.
보존: 사업·계약·점검 기록은 보존연한·폐기 기준에 따라 자동 분류합니다.
개인정보: 최소 수집·목적 외 이용 금지, 접근권한·암호화·접속기록 보관을 준수합니다.
표준화: 코드·양식·체크리스트를 통일해 감사 대비 자료 정합성을 확보합니다.
14. 자주 발생하는 오류와 해결 절차
로그인 무한로딩: 모든 포털 탭 종료 → 캐시/쿠키 삭제 → 재로그인 → SSO 토큰 재발급 확인.
파일 업로드 실패: 파일명 특수문자 제거·PDF 변환·용량 축소, 업로드 시간대 분산.
모바일 동기화 지연: 앱 재시작→데이터 사용 허용→백그라운드 제한 해제→수동 동기화 실행.
지도/도면 미표시: 팝업·쿠키 허용, 그래픽 가속 활성화, 브라우저/앱 업데이트.
권한 오류: 역할·조직 이동 반영 지연이 원인일 수 있음. 관리자에게 권한승계/재동기화 요청.
15. 도입·전환(마이그레이션) 프로젝트 가이드
요구사항: 필수·선택 기능 구분, 우선순위·범위를 명확히 정의합니다.
데이터 클렌징: 기존 자산/공간/계약 데이터를 표준 코드로 정제하고, 중복·누락을 제거합니다.
마이그레이션: 샘플→파일럿→전면 이관 순으로 수행하고, 검증 시나리오(샘플링·전수)를 병행합니다.
교육/매뉴얼: 역할별 교육·동영상·퀵가이드를 제공하고, 초기 4주간 헬프데스크를 강화합니다.
성과관리: ‘처리시간·이행률·입력 정확도’ 지표를 도입 전후로 비교해 개선 효과를 가시화합니다.
16. 운영 고도화 체크리스트 12
① 자산 QR 100% 부착 ② 법정점검 D-30 자동 알림 ③ SLA 기준 고장 처리 ④ 반복고장 RCA 운영 ⑤ 에너지 피크 경보 ⑥ 공사 변경·하자 이력 연계 ⑦ 예산-회계 전표 매핑률 100% ⑧ 대시보드 개인화 위젯 ⑨ 모바일 오프라인 점검 루틴 ⑩ 데이터 품질 지표(누락·중복) 월간 점검 ⑪ 역할·권한 정기 점검 ⑫ 감사용 증빙 패키지 자동 생성.
