근로복지공단 토탈서비스 EDI

근로복지공단 토탈서비스 EDI 완전 활용 가이드(사업장·노무·회계 실무 필독)

목차

1) 토탈서비스 EDI 개요와 화면 구조
2) 사용자 등록·권한·인증서: 첫 세팅 체크리스트
3) 보험관계 성립·변경·소멸 전자신고 절차(사업장 기본)
4) 피보험자 취득·상실·변경 신고: 대량 업로드와 오류 줄이기
5) 보수총액신고·보험료 고지/납부·정산 실무(산재·고용 공통)
6) 산재(업무상 재해) 관련 전자청구: 요양·휴업급여·진찰서류 업로드
7) 징수·환급·체납 관리: 분할납부·가산금·환급금 조회 팁
8) 전자문서·증빙 파일 규격: 스캔·압축·보존 원칙
9) 자주 발생하는 오류 코드와 해결 시나리오(로그인·서버·서식)
10) 사용자/대행사 위임·회수: 다사업장 통합 운영 전략
11) 감사·노무점검 대응: 로그·보고서·증빙 패키지 만들기
12) 연중 운영 캘린더(월·분기·연간 루틴)와 체크리스트
13) 보안·개인정보·내부통제: 실무자가 꼭 지켜야 할 원칙
14) 실전 Q&A: 상황별 빠른 의사결정 가이드

1) 토탈서비스 EDI 개요와 화면 구조

근로복지공단 토탈서비스 EDI는 사업장의 산재·고용보험 행정업무를 온라인으로 처리하는 통합 창구입니다. 메인 대시보드는 보통 전자신고, 피보험자 관리, 보수총액신고, 보험료 고지·납부, 민원조회, 증빙제출, 자료실 카드로 구성됩니다. 우측 상단에는 알림/미처리 현황과 전자문서함이 노출되어 기한 임박 업무를 즉시 파악할 수 있습니다.

2) 사용자 등록·권한·인증서: 첫 세팅 체크리스트

• 사업장 사용자 등록: 사업자등록번호·사업장관리번호·대표자 정보 입력 → 휴대폰 또는 공동/금융인증서 본인확인 → 최초 비밀번호 설정.
• 권한: 마스터(대표/총괄)·일반(담당)·조회로 구분. 대행사/노무법인은 위임장 등록 후 대행 권한 부여.
• 인증서: 공동/금융인증서 또는 인증앱 기반 간편인증 지원. 서버시간 동기화와 루트인증서 업데이트를 선행.
• 전자수납 준비: 전자납부번호 확인, 법인카드·계좌 이체 한도 점검, 자동이체 설정 시 출금일 선택.

팁: 다사업장 운영은 조직/코드 체계를 “법인–지점–현장(공사현장 등)”으로 표준화하고 사용자 권한은 최소권한 원칙으로 부여하세요.

3) 보험관계 성립·변경·소멸 전자신고 절차(사업장 기본)

성립: 개업일 기준 성립신고 → 업종코드/요율 확인 → 상시근로자수 입력 → 보험관계 성립 통지 수신.
변경: 상호·주소·대표자·업종변경, 지점 신설/폐지, 공사현장 개시(공사내역, 계약금액, 공사기간).
소멸: 폐업일/공사완공일 신고 → 미납 정리 → 완납증명 발급.

첨부서류(사업자등록증, 공사계약서 등)는 PDF 200~300dpi로 스캔해 업로드하며, 파일명은 “업무명_사업장명_연월일.pdf” 규칙으로 관리합니다.

4) 피보험자 취득·상실·변경 신고: 대량 업로드와 오류 줄이기

• 취득: 입사일 다음날까지가 원칙. 주민·외국인등록번호·성명(한글/영문)·입사일·직종·근로형태 입력 후 제출.
• 상실: 퇴사일·사유(자진, 계약만료, 해고 등)·급여정산 여부 입력, 상실일자 소급 주의.
• 변경: 성명/주민번호 정정, 소득/직종 변경, 휴직/복직 반영.

대량 업로드는 템플릿(csv/xlsx)로 처리합니다. 필수 컬럼(성명, 식별번호, 입/퇴사일, 사유)과 날짜 포맷(YYYY-MM-DD)을 통일하고, 업로드 전 중복/오탈자 검증 매크로를 돌리면 반려율이 급감합니다.

검증 포인트: 동일인 중복 취득, 상실일자 < 취득일자, 외국인 체류자격 만료. 오류는 사유코드별 가이드를 참고해 즉시 정정신고를 접수하세요.

5) 보수총액신고·보험료 고지/납부·정산 실무(산재·고용 공통)

• 보수총액신고: 전년도 보수총액 확정 → 직원별 과세/비과세 구분 → 무급휴직/육아휴직 제외 기준 반영 → 신고서 제출 후 접수증 보관.
• 보험료: 산정 고지서 확인 → 분할/일시납 선택 → 전자납부(계좌/카드/간편) → 납부확인서 출력.
• 정산: 보수총액 확정 후 추가고지/환급 발생. 환급계좌 사전 등록, 이자·가산금 확인.

노무–회계 협업 팁: 급여자료와 EDI 신고자료의 코드·금액 정합성을 샘플 10%로 월 1회 교차검증하고, 분기별로 요율·감면 적용 내역을 리뷰하세요.

6) 산재(업무상 재해) 관련 전자청구: 요양·휴업급여·진찰서류 업로드

사고 발생 시 내부 절차와 EDI 흐름을 병행합니다.

① 재해 접수(사고일시·장소·원인·부상부위) → ② 근로자/사업주 확인서 → ③ 요양신청(진단서 첨부) → ④ 승인지급/부지급 통지 확인 → ⑤ 휴업급여 청구(평균임금 산정표, 급여명세 첨부) → ⑥ 재요양/장해급여 등 후속.

의무기록, 진단서, 입퇴원 확인서는 식별정보 최소화 원칙으로 스캔하고, 파일 크기는 각 10~20MB 이하로 관리하세요. 전자서명된 스캔본은 원본대조필 기재 후 업로드하면 반려를 줄일 수 있습니다.

평균임금 산정 오류가 잦으므로, 휴업기간 급여대장·상여·수당 포함 여부를 체크리스트로 검증하세요.

7) 징수·환급·체납 관리: 분할납부·가산금·환급금 조회 팁

• 분할납부: 일시 납부가 곤란하면 기한 전 분할 신청. 승인 후 전자납부번호가 분리 발급됩니다.
• 가산금: 납부지연 시 가산금/중가산금 누적. 납부순서(가산금→본세)를 이해하고 자금계획을 세우세요.
• 환급: 과다납부/정산 환급은 계좌 등록 후 자동 이체. 환급보류 사유(체납 등) 해소가 선행됩니다.

정기적으로 전자문서함의 독촉/최고 공문을 확인해 법적 리스크를 예방하세요.

8) 전자문서·증빙 파일 규격: 스캔·압축·보존 원칙

• 형식: PDF 권장, 보조로 JPG/PNG. 다매체는 ZIP으로 묶되 문서+이미지 혼합은 피하세요.
• 해상도: 200~300dpi(회색조), 서명/도장 식별 가능 수준 유지.
• 파일명: “업무_성명/사업장_연월일_v1.pdf” 통일, 공백·특수문자 금지.
• 보관: 전자접수증·처리결과·원본 스캔을 연도/월/업무 폴더로 관리, 최소 5년 보존(내부정책 따름).

민감정보(주민번호, 진단내역)는 마스킹 후 제출 원칙이며, 내부 공유 시 암호 ZIP 적용을 습관화합니다.

9) 자주 발생하는 오류 코드와 해결 시나리오(로그인·서버·서식)

• 인증 실패: 인증서 기한만료/경로 오류 → 인증서 재등록, 루트 인증서 업데이트, 브라우저 재시작.
• 세션 만료: 장시간 미사용 → 임시저장 후 재로그인. 팝업 차단 해제.
• 형식 오류: 날짜·코드·식별번호 포맷 불일치 → 템플릿 재적용, 셀 서식 “텍스트”로 일괄 변경.
• 중복 신고: 동일건 재접수 → 정정/취소 메뉴 활용, 사유 입력 후 보완.
• 첨부 용량 초과: PDF 재압축, 페이지 분할, 300dpi 이하로 재스캔.

오류 지속 시 오류 시각·업무 경로·화면 캡처·브라우저/OS·전자문서번호를 함께 정리하면 처리 속도가 빨라집니다.

10) 사용자/대행사 위임·회수: 다사업장 통합 운영 전략

• 위임: 사업장 마스터가 대행사(노무·세무)에 업무별 권한(신고/납부/조회)을 부여, 기간·범위 명시.
• 회수: 계약 종료 즉시 권한 회수·비밀번호 변경, 전자문서함·자료 백업 점검.
• 통합: 법인 다수 사업장은 공통 템플릿과 캘린더를 적용하고, 월 1회 권한 감사 로그를 확인.

권한 남발은 분쟁·오류 위험을 키웁니다. 필수 인원만 신고/납부 권한을 부여하고 나머지는 조회로 제한하세요.

11) 감사·노무점검 대응: 로그·보고서·증빙 패키지 만들기

패키지 구성 예시: ① 조직도·권한표 ② 성립/변경/소멸 신고서·접수증 ③ 취득/상실 리포트(월별) ④ 보수총액신고서·급여대장 샘플 ⑤ 고지/납부내역·완납증명 ⑥ 산재 청구서류·처리결과 ⑦ 오류정정 이력표 ⑧ 내부 통제 체크리스트.

모든 문서는 전자문서번호와 접수일시를 표기해 추적성을 높이세요. 감사 전 주에는 누락 건을 대시보드 미처리 목록으로 최종 점검합니다.

12) 연중 운영 캘린더(월·분기·연간 루틴)와 체크리스트

월간: 입·퇴사 취득/상실 마감 체크 → 보험료 고지 확인·납부 → 전자문서함 공문 확인 → 오류/반려 정정.
분기: 급여–EDI 정합성 표본검증(10%) → 권한/위임 점검 → 산재 발생 대비 모의 훈련(보고 라인·서류 흐름).
연간: 보수총액신고 준비(급여항목 정리) → 요율·감면 항목 업데이트 → 내부 규정/매뉴얼 개정.

체크리스트: 날짜 포맷, 식별번호 검증, 첨부 해상도, 자동이체 출금일, 분할납부 일정, 평균임금 산식, 권한 회수 여부.

13) 보안·개인정보·내부통제: 실무자가 꼭 지켜야 할 원칙

• 접근통제: 공용PC 자동로그인 금지, 2단계 인증, 비밀번호 주기 변경.
• 데이터 최소화: 주민번호·의무기록 등은 마스킹 후 제출, 외부 전송 시 암호 ZIP.
• 권한 관리: 입·퇴사/대행 계약 변동 즉시 권한 변경, 월 1회 로그인 로그 점검.
• 증빙 보존: 암호화 저장, 접근 권한 레벨링, 보존 기간 만료 시 안전 폐기.

산재 서류 등 민감정보는 사내 전용 폴더에만 보관하고 개인 메신저 전송을 금지합니다.

14) 실전 Q&A: 상황별 빠른 의사결정 가이드

Q1. 입사 당일 신고를 못 했다. → 다음날 오전 중 취득신고 후 사유 메모 남김. 반복 시 내부 결재선 단축 및 알림 설정.

Q2. 평균임금 산정이 애매하다. → 최근 3개월 급여항목 점검(상여·식대 포함 여부) → 산식 근거 파일 첨부 후 제출.

Q3. 보수총액신고 제출 후 금액이 틀렸다. → 정정신고로 접수, 차액 고지/환급 확인. 급여시스템 원천데이터 동기화.

Q4. 산재 요양 승인 지연. → 보완요청 항목을 전자문서함에서 확인 → 진단서·근로계약·근무기록 추가 업로드 → 진행상태 주기 확인.

Q5. 대행사 교체. → 기존 권한 즉시 회수 → 전자문서·템플릿 이관 → 새 대행사에 업무별 권한 분리 부여.

마무리

근로복지공단 토탈서비스 EDI는 신고–징수–민원–산재를 하나로 묶는 핵심 시스템입니다. 본 가이드의 흐름(사용자/권한 세팅 → 피보험자·보수총액 정합성 관리 → 고지/납부 자동화 → 산재 전자청구 체계화)을 그대로 적용하면 업무 리드타임과 반려율이 크게 줄어듭니다. 월·분기·연간 루틴과 증빙 패키지를 표준화하여 노무·회계·현장 부서가 같은 화면과 같은 데이터로 일하는 환경을 만들어 보세요.

https://www.comwel.or.kr/comwel/landing.jsp

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