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삼성전기 내방신청 시스템 완전 정복 가이드
삼성전기 사업장에 외부 방문객이 출입하려면 반드시 내방신청 시스템을 통해 사전 등록을 해야 합니다. 보안이 강화된 사업장 특성상 “그냥 명함만 내고 들어가는 방문”은 거의 불가능하고, 임직원이 미리 방문일정과 방문객 정보를 등록해 승인받는 절차가 필수입니다.
목차
- 삼성전기 내방신청 시스템 개요와 특징
- 접속 권한과 사전 준비사항
- 내방 일정 등록 절차(임직원 기준)
- 방문객 정보·차량 정보·보안 동의 입력 상세
- 방문객 안내 메일, QR 코드, 출입증 발급 프로세스
- 내방 당일 로비·게이트 출입 절차
- 내방 이력 조회·변경·취소 방법
- 자주 발생하는 오류와 해결 방법
- 보안·컴플라이언스 관점에서의 유의사항
- 업무 효율을 높이는 실전 활용 팁
1. 삼성전기 내방신청 시스템 개요와 특징
내방신청 시스템은 삼성전기 사업장에 출입하는 모든 외부 인원을 사전에 등록·관리 하기 위한 전용 시스템입니다. 보안과 안전, 개인정보 보호를 동시에 만족시키기 위해 다음과 같은 목적을 가지고 설계되어 있습니다.
- 출입 인원 통제: 누가 언제, 어떤 목적과 동선으로 사업장에 출입하는지 기록·관리
- 보안 위험 최소화: 카메라·노트북·저장매체 등 반입 통제, 사진 촬영 제한, 보안 서약 관리
- 안전 관리: 비상상황 발생 시, 사업장 내에 있는 외부 인원 파악 및 신속 대응
- 개인정보 보호·법규 준수: 방문객 개인정보를 일괄 관리하고, 일정 기간 이후 안전하게 파기
내방신청 시스템의 가장 큰 특징은 “호스트(임직원) 주도형”이라는 점입니다. 즉, 방문하고 싶은 사람이 직접 신청하는 것이 아니라, 삼성전기 임직원이 호스트가 되어 방문객을 초대 하는 방식으로 운영됩니다.
2. 접속 권한과 사전 준비사항
내방신청 시스템을 사용하기 위해서는 몇 가지 기본 조건과 사전 준비가 필요합니다.
2-1. 접속 대상
- 삼성전기 정규 임직원
- 사업장 출입 권한이 부여된 파견·용역·상주 협력사 인원(회사 정책에 따라 다름)
- 일반 외부인은 시스템에 직접 접근하지 않고, 초대 메일·문자를 통해서만 이용
2-2. 접속 환경
- 사내망 또는 VPN 연결된 노트북/PC
- 사내 통합 계정(ID, 패스워드) 또는 SSO(Single Sign-On)를 통한 인증
- 일부 메뉴는 사내 보안 프로그램 설치가 필수일 수 있음
2-3. 사전 준비사항
내방 등록을 시작하기 전에 아래 정보를 미리 받아 두면 입력이 훨씬 수월합니다.
- 방문객 성명(한글/영문), 소속 회사명, 직책
- 연락처(휴대전화 번호) 및 이메일 주소
- 차량 반입 여부(차량번호, 차종)
- 방문 목적(회의, 품질 이슈 대응, 설비 점검, 납품·검수 등)
- 출입 예정 구역(본관, 연구동, 생산동, 클린룸 등)
- 동행 인원 목록(2인 이상 방문 시)
3. 내방 일정 등록 절차(임직원 기준)
삼성전기 임직원이 호스트로서 방문객을 초대하는 기본 흐름은 다음과 같습니다.
3-1. 시스템 접속 및 내방신청 메뉴 진입
- 사내 포털 또는 지정된 접속 경로를 통해 내방신청 시스템 접속
- 사내 계정으로 로그인 후, 메인 화면에서 내방신청 메뉴 선택
- “신규 내방등록”, “내방 목록”, “승인 대기”, “완료 내역” 등의 탭 확인
3-2. 기본 내방 정보 입력
신규 내방 등록 화면에서는 다음과 같은 기본 정보를 입력합니다.
- 방문일자: 방문 시작일, 종료일(당일 방문이면 동일 날짜)
- 방문 시간: 예상 입장 시간과 퇴장 시간
- 방문 장소: 사업장 선택(수원, 부산 등), 세부 건물/동/회의실
- 방문 목적: 회의, 기술 협의, 품질 클레임, 설비 설치·점검, 감사·심사 등
- 호스트 정보: 자동으로 로그인한 사용자의 정보가 채워지며, 필요 시 공동 호스트 추가
3-3. 방문객 인원수 및 유형 선택
- 방문 인원 수 입력(단체 방문 시 정확한 인원 집계가 중요)
- 방문자 유형 선택: 협력사, 고객사, 계열사, 정부기관, 학교·연구소 등
- 반복 방문일 경우, 주기(주 1회, 월 1회 등) 설정 기능이 있을 수 있음
여기까지 입력하면, 이후 화면에서 실제 방문객 목록을 개별 등록하는 단계로 넘어갑니다.
4. 방문객 정보·차량 정보·보안 동의 입력 상세
내방신청의 핵심은 “누가 들어오는지”를 정확히 등록하는 것입니다. 보통 아래 세 가지 영역을 각각 입력하게 됩니다.
4-1. 방문객 인적정보 입력
- 성명(필수)
- 소속 회사명, 부서, 직책
- 연락처(휴대전화 번호)
- 이메일 주소(초대 메일, QR 코드 발송용)
- 주민등록번호 또는 생년월일(법적 출입기록 필요 시)
단체 방문일 경우에는 엑셀 템플릿을 활용해 여러 명을 한 번에 업로드하는 기능이 제공되는 경우가 많습니다. 이 기능을 활용하면 10명 이상의 교육·견학 등 대규모 방문도 빠르게 등록할 수 있습니다.
4-2. 차량 정보 및 주차 관련 사항
- 차량 반입 여부 선택(예/아니오)
- 차량번호, 차종, 색상 입력
- 운전자가 누구인지(방문객 중 1인인지, 별도의 기사인지) 선택
- 화물차·장비 차량 등 특수 차량 여부
일부 사업장은 주차 공간이 한정적이므로, 차량 반입 인원에 제한이 있을 수 있습니다. 이 경우 사전에 호스트가 주차 가능 여부를 안내하고, 대중교통 이용을 권장하는 것이 좋습니다.
4-3. 보안 서약·반입물품 정보
- 노트북, 태블릿, 외장하드, USB 등 저장매체 반입 여부
- 카메라, 드론, 특수 촬영 장비 반입 여부
- 보안서약 동의 확인(사진·기밀정보 촬영 금지, 장비 무단 설치 금지 등)
- 기타 반입이 필요한 장비의 구체적 내역(장비명, 용도, 반입·반출 계획)
일반적인 회의 방문이라면 “장비 반입 없음”으로 선택하는 경우가 많고, 설비 점검·설치·IT 작업 등 특수 업무를 위해 방문하는 경우에는 반입 장비 목록을 상세히 적어야 합니다.
5. 방문객 안내 메일, QR 코드, 출입증 발급 프로세스
신청이 완료되고 승인 단계까지 진행되면, 방문객에게 자동으로 안내 메일 또는 문자 메시지가 발송되는 구조가 일반적입니다. 이 단계에서 방문객이 실제로 받게 되는 정보와 활용 방법을 정리해 보겠습니다.
5-1. 방문객 안내 메일·문자 내용
- 방문 일자, 시간, 예상 소요 시간
- 방문 사업장 주소, 주차 안내, 대중교통 이용 안내
- 출입 시 준비해야 할 신분증 종류(주민등록증, 운전면허증, 여권 등)
- 보안수칙 요약(카메라 촬영 금지, 배지 가시 착용, 지정 동선 이탈 금지 등)
- QR 코드 또는 예약번호(무인 키오스크 등록용)
5-2. QR 코드·예약번호 활용
- 방문객이 로비 키오스크에서 QR 코드를 스캔하면, 내방 정보가 자동으로 조회
- QR 코드가 없을 경우, 이름·연락처·예약번호로 조회 가능
- 키오스크에서 출입증 발급 또는 로비 담당자의 확인 절차가 진행
이때 QR 코드는 화면 캡처본으로 가져와도 대부분 인식이 가능하므로, 미리 캡처해 갤러리에 저장해 두라고 안내해 두면 현장에서 시간을 절약할 수 있습니다.
5-3. 출입증 발급 및 반납
- 로비 또는 안내 데스크에서 신분증 확인 후 출입증(Visitor Badge) 발급
- 출입증에는 방문객 이름, 회사명, 호스트 이름, 출입 가능 구역이 표시
- 사업장 내에서는 항상 보이는 곳에 출입증을 착용해야 함
- 퇴장 시 출입증을 반드시 반납해야 내방 이력이 정상적으로 종료 처리
6. 내방 당일 로비·게이트 출입 절차
내방 당일 현장에서 방문객과 호스트가 따라야 할 대표적인 절차를 단계별로 정리해 보겠습니다.
6-1. 방문객 입장 절차
- 사업장 정문 또는 안내된 출입구 도착
- 로비 안내 데스크 또는 셀프 키오스크로 이동
- QR 코드 스캔 또는 예약번호·이름 입력으로 예약 정보 조회
- 신분증 제시 및 기본 정보 확인
- 출입증 발급 후, 호스트 호출 또는 대기 공간에서 대기
6-2. 호스트(임직원)의 역할
- 방문 시간 전에 로비 도착 또는 로비로 방문객 픽업 요청
- 방문객의 출입증 착용 상태 확인
- 허용된 동선·회의실·구역 외 출입이 없도록 안내
- 회의 종료 후, 방문객이 안전하게 퇴장할 때까지 동행 또는 확인
6-3. 퇴장 처리
- 방문객은 출입증을 로비에 반납
- 호스트는 내방 시스템에서 필요한 경우 “퇴장 확인” 처리
- 장비 반입·반출이 있었던 경우, 반출 확인 절차를 별도로 진행
정상적인 입·퇴장 기록이 있어야 “누가 언제까지 사업장에 있었는지” 정확히 남기게 되며, 보안·안전 관점에서 매우 중요한 데이터가 됩니다.
7. 내방 이력 조회·변경·취소 방법
내방 일정은 사업 일정 변동, 회의 연기·취소 등으로 수시로 바뀔 수 있습니다. 이를 위해 내방신청 시스템에는 이력 조회·수정·취소 기능이 함께 제공됩니다.
7-1. 내방 이력 조회
- 메인 화면에서 내방 목록/이력 메뉴 선택
- 기간(시작일~종료일), 사업장, 방문객 이름 등으로 검색
- 진행상태(승인대기, 승인완료, 방문완료, 취소 등)별 필터링
7-2. 내방 일정 변경
- 방문일자·시간이 변경된 경우, 해당 내방 건을 선택해 수정
- 중요 변경(사업장·출입구·방문 목적 변경 등)은 재승인 절차가 필요할 수 있음
- 방문객 인원 추가·삭제 시에도 수정 후 저장·승인
7-3. 내방 신청 취소
- 회의 취소 또는 방문 불필요 시, 해당 내방 건을 선택해 취소 처리
- 이미 출입증이 발급된 상태에서 취소할 경우, 로비와 사전 협의 필요
- 반복 예약 건의 경우, 단일 회차만 취소할지 전체 취소할지 옵션 선택
내방 신청을 그대로 방치하면, 보안 시스템상 “예정된 방문객이 미입장”이라는 기록만 남기게 되고, 장기적으로는 통계·관리 측면에서 혼선을 줄 수 있습니다. 가능하면 실제 일정과 일치하도록 관리해 주는 것이 좋습니다.
8. 자주 발생하는 오류와 해결 방법
실무에서 내방신청 시스템을 사용할 때 자주 겪는 문제와 간단한 해결책을 정리해 보겠습니다.
8-1. 로그인·접속 오류
- 사내망/VPN 미접속 상태 → 사내망 연결 후 재시도
- 통합 계정 비밀번호 만료 → 사내 비밀번호 변경 후 다시 로그인
- 보안 프로그램 미설치 → 안내되는 필수 프로그램 설치 후 브라우저 재시작
8-2. 방문객 정보 입력 오류
- 필수 입력 항목 누락(휴대폰 번호, 이메일 등) → 빨간 표시된 필드 확인 후 입력
- 이메일 오타로 안내 메일 미수신 → 메일 주소 재확인 후 수정 저장
- 단체 업로드 시 엑셀 양식 오류 → 최신 템플릿 다운로드 후 형식에 맞춰 재작성
8-3. 승인 누락·지연
- 승인권자가 출장·부재 중 → 대리 승인자 설정 여부 확인
- 긴급 방문인데 승인 대기가 길어질 때 → 전화나 메신저로 승인 요청
- 승인 전 방문객이 먼저 도착하는 상황을 만들지 않도록, 최소 하루 전에는 신청 완료
8-4. QR 코드·출입증 관련 문제
- 방문객이 메일을 못 본 경우 → 현장에서 이름·연락처로 예약 정보 조회
- 스마트폰 배터리 방전으로 QR 코드 확인 불가 → 출력본 또는 예약번호로 대체
- 출입증 분실 시 → 즉시 호스트 및 로비에 신고, 재발급 또는 퇴장 처리
9. 보안·컴플라이언스 관점에서의 유의사항
내방신청 시스템은 단순 편의 시스템이 아니라, 보안과 컴플라이언스의 핵심 도구입니다. 사용 시 반드시 지켜야 할 기본 원칙을 정리해 보겠습니다.
9-1. 방문객 정보 최소 수집·보관
- 업무 수행에 필요한 최소한의 개인정보만 수집
- 내방 목적과 무관한 주민번호·주소 등 과도한 정보 입력 지양
- 내방 완료 후, 시스템에서 자동으로 보관 기간을 관리하므로 별도 사적 저장 금지
9-2. 보안구역 출입 통제
- 클린룸, 연구실, 생산라인 등 보안구역 출입은 별도 승인 필요
- 보안구역 출입 시, 사진 촬영·휴대전화 사용 제한이 강화될 수 있음
- 방문객이 지정 구역 밖으로 이동하지 않도록 호스트가 직접 동행
9-3. 정보 유출 방지
- 회의실에서 PC 화면·화이트보드·문서 등이 외부에 노출되지 않도록 주의
- 방문객에게 제공하는 자료는 사내 정책에 따라 사전 검토 후 전달
- 회의 후 기밀 문서는 회수·파쇄 등 적절한 방식으로 처리
9-4. 규정 위반 시 책임
- 내방 규정 미준수는 회사 보안규정 위반에 해당할 수 있음
- 호스트는 본인이 초대한 방문객의 행동에 대한 1차 책임을 가짐
- 중대한 보안 사고 발생 시, 회사 차원의 조사·조치가 이뤄질 수 있음
10. 업무 효율을 높이는 실전 활용 팁
마지막으로 내방신청 시스템을 조금 더 똑똑하게 활용할 수 있는 실전 팁을 정리했습니다.
10-1. 반복 방문객은 템플릿처럼 관리
- 자주 방문하는 협력사·고객사는 이전 내방 이력에서 복사 기능이 있으면 적극 활용
- 자주 오는 담당자 이름·연락처·차량 정보를 사전에 정리해 두면 입력 시간이 크게 줄어듦
10-2. 회의 일정과 내방신청을 함께 관리
- 캘린더(아웃룩, 그룹웨어)에 회의 일정을 잡을 때, 동시에 내방신청도 같이 등록하는 습관
- 회의 초대 메일에 “내방 안내” 내용을 함께 적어 두면 방문객의 문의를 줄일 수 있음
10-3. 대규모 교육·견학 시 사전 시나리오 작성
- 10명 이상 단체 방문이면, 동선·점심시간·사진촬영 가능 구역 등을 미리 정리
- 엑셀 업로드용 방문객 명단을 담당자에게 미리 받아, 내방신청을 한 번에 끝내기
10-4. 내방 통계를 활용한 협력사 관리
- 특정 협력사의 연간 방문 횟수, 방문 목적, 이슈 유형 등을 이력으로 정리
- 분기·반기 단위로 방문 패턴을 분석하면, 불필요한 방문을 줄이고 화상회의·원격지원으로 대체할 수 있는 부분을 발굴 가능
삼성전기 내방신청 시스템은 보안과 편의를 동시에 잡기 위해 만들어진 필수 업무 도구입니다. 처음에는 입력 항목이 많고 절차가 복잡해 보일 수 있지만, 기본 구조와 흐름만 이해하면 방문객 초대 → 승인 → 입장 → 퇴장이 매우 체계적으로 관리됩니다. 이 글을 참고해 팀 내 내방 담당자 교육 자료로 활용하거나, 신규 입사자 온보딩 문서에 포함해 두면 내방 관련 문의와 실수를 크게 줄일 수 있습니다.
https://visit.samsungsmartwork.net:9444/
